外出先でもこれで安心、web会議ナンバー1

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使うだけお得になる方法

 会社を経営していく中で、その経営の重要な事項を決めていくためには会議が必要不可欠です。しかし、会社の規模が大きくなり、支店などが全国展開すると、その支店長などを招集するために、宿泊費や交通費などの出張経費が必要となります。また、出張には移動する時間も必要となりますが、その時間を本来の業務から割いて充てることになりますので、時間的にも大きな損失となります。
 このため、テレビ会議などの導入が始まりました。これにより、離れた拠点から移動することなく、会議に出席することが可能となりました。これにより、出張経費と時間を削減することができ、会社としてもお得になります。しかし、テレビ会議は各拠点に専用端末や専用回線を整備することが必要となります。このため、導入時に高額なコストがかかりますし、老朽化したり、陳腐化したときは買い替えなければなりませんので、高額な維持コストが発生します。

 テレビ会議は、映像がきれいで音声もクリアですので、臨場感のあり会議を開催することができます。しかし、テレビ会議の設備が設置してある会議室でしか、会議を行うことができません。一方、もう一つの選択肢としてweb会議があります。web会議は、離れた拠点同士をインターネットを通じて映像や音声のやり取りを行うとともに、資料の共有などを行うことができます。web会議の出席者が、会議を進めながら参加者のパソコン上の資料を、参加者全員で共有、確認、修正していくことができますので、非常に効率的です。
 パソコンやインターネットの整備にかかる初期投資費用はテレビ会議よりも極めて安価です。Webカメラやヘッドセット、マイクスピーカーといった簡易的な機器で使用できますので、事前の準備や設定を行う必要がありませんので、維持費用もかかりません。インターネットに接続できる環境があれば、パソコンやスマートデバイスでどこからでも参加が可能となります。

 テレビ会議、web会議のいずれの場合も、出張費用のコスト削減と業務効率化を実現できます。テレビ会議の場合、遠隔地間の打合せを行う場合に、対面式の場合と同じレベルの臨場感に溢れた打合せが可能となります。しかし、利用場所や参加者が限定されます。一方のWeb会議は、遠隔地であっても画面を共有しながら、作業を進める場合などに最適ですので、実務的な打合せに最適です。
 また、テレビ会議室の場合は、設備を備えた会議室を、拠点ごとに同時間に予約しなければなりません。しかし、web会議の場合、パソコンの前に座りさえすれば会議に参加できますので、参加者の日程調整だけ行えば十分です。また、会議の資料の印刷も必要ありません。現在、働き方改革が行われている中、在宅勤務への応用への手段として考えられます。

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